Classification Des Documents

Classification et numérotation.

Une fois que les documents comptables ont été enregistrés, ils sont conservés dans l 'ordre de classement et de numérotation et ne doivent pas être perdus.

Les classifications et les numéros de série sont des méthodes et des instruments importants pour la garde des documents comptables et des mesures efficaces pour faciliter l 'accès à ces documents, faute de quoi la comptabilité serait difficile à mener à bien.

Reliure.

Le document comptable est plié dans l 'ordre de numérotation avec le document original ou la matrice correspondante, relié et revêtu d' une couverture indiquant le nom de l 'unité, l' année, le mois et la date d 'exécution, le type de document, le numéro de début et le numéro de début du certificat, signé ou scellé par l' expéditeur au niveau de l 'étanchéité de la ligne de reliure.

Pour un trop grand nombre d 'originaux

Les principaux documents originaux tels que contrats économiques, récépissés de dépôt et documents étrangers devraient être enregistrés séparément et les dates et numéros correspondants indiqués sur les documents comptables et originaux pertinents.

Reproduction.

Les documents originaux ne peuvent pas être empruntés et peuvent être reproduits par d 'autres services si, pour des raisons exceptionnelles, ils doivent être utilisés avec l' approbation du chef de l 'établissement comptable ou du responsable comptable.

Les copies originales des documents fournis aux bureaux extérieurs devraient être enregistrées dans un registre spécial et signées ou scellées conjointement par les fournisseurs et les destinataires.

Certificat de décès.

En cas de perte d 'un document original obtenu auprès d' une entité extérieure, il doit être certifié que l 'agent d' origine porte un sceau officiel indiquant le numéro, le montant et le contenu du document original, et ne peut le remplacer qu 'avec l' approbation du chef de l 'établissement comptable de l' entreprise, du responsable comptable et du chef de l 'unité.

S' il n 'est pas possible d' obtenir un certificat, par exemple un train, un navire, un billet d 'avion, le document original est établi par les parties et approuvé par le chef de l' établissement comptable de l 'entreprise, le responsable comptable et le chef de l' unité.